Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst. Nachfolgend informieren wir gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von Bynovo Office.

1. Verantwortlicher

Enrico Kaldasch & Pornvilai Kaldasch GbR
Ackerstraße 19, 04910 Elsterwerda
E-Mail: info@bynovo.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Die Voraussetzungen einer Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG liegen nach unserer Prüfung derzeit nicht vor.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

Zur Bereitstellung der Anwendung verarbeiten wir: Konto-/Anmeldedaten (E-Mail), die von dir erfassten Stamm- und Belegdaten (Firmendaten, Kontakte, Leistungen, Rechnungen, Angebote, Belege) sowie technisch notwendige Nutzungsdaten. Zweck ist die Erbringung der Buchhaltungs-/Rechnungsfunktionen sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Im Bereich „Privat“ verarbeiten wir außerdem Fotos und Angaben aus deiner privaten Post (Ziffer 6a). Ist für dein Konto das Haushaltsbuch oder Energie freigeschaltet, verarbeiten wir außerdem die dort eingetragenen Angaben (Ziffer 6a). Ist die Steuer-Mappe für dein Konto freigeschaltet, verarbeiten wir außerdem die dort eingetragenen Angaben (Ziffer 6b).

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten wie steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie auf Basis berechtigter Interessen am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für den Bereich „Privat“ gelten die in Ziffer 6a genannten Rechtsgrundlagen, für deine eigenen Angaben deine Einwilligung.

4. Hosting / Auftragsverarbeitung

Die Daten werden bei Supabase Inc. verarbeitet (Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher (Cloud-Backend)). Speicherort: EU (Frankfurt am Main, Rechenzentrum von Amazon Web Services). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der Anbieter ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Soweit dabei ein Drittlandtransfer stattfindet, ist dieser durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.

Für den Versand von System-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen) nutzen wir den E-Mail-Dienst der STRATO AG (Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin) auf Basis eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Dabei werden E-Mail-Adresse und Versandzeitpunkt verarbeitet.

5. Anmeldung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verbinden weiterer Geräte

Für die Anmeldung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort und die Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung (u. a. den mit deiner Authenticator-App vereinbarten geheimen Schlüssel). Bei jeder Anmeldung speichert der unter Ziffer 4 genannte Dienstleister die Sitzung mit IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und Zeitpunkt. Zweck ist, dein Konto und die darin gespeicherten Buchhaltungsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Sitzungsdaten der Abwehr von Missbrauch dienen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit der Anwendung.

Handy per QR-Code verbinden. In den Einstellungen kannst du ein weiteres Gerät, etwa dein Handy, per QR-Code mit deinem Konto verbinden. Die Funktion ist freiwillig; die Anmeldung mit Passwort und Zwei-Faktor-Code bleibt jederzeit möglich. Für eine Verbindung verarbeiten wir die Kennung deines Kontos und der Sitzung, die den QR-Code erzeugt hat, nicht umkehrbare Prüfwerte (Hashwerte) des Einmal-Codes und eines Schlüssels, den das Handy selbst erzeugt, eine aus der Browserkennung abgeleitete Geräteangabe (z. B. „Android 14 · Chrome“), einen vierstelligen Vergleichscode, den Stand der Anfrage (z. B. bestätigt, abgelehnt, gesperrt), die Zahl fehlgeschlagener Code-Eingaben und weiterer Scan-Versuche sowie die zugehörigen Zeitpunkte. Den Code aus deiner Authenticator-App leiten wir nur zur Prüfung an den Authentifizierungsdienst weiter und speichern ihn nicht. Scannst du den QR-Code mit dem Knopf in der App, wird das Kamerabild ausschließlich auf deinem Gerät ausgewertet; es wird weder gespeichert noch übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sicherheitsprotokoll. Jeder Schritt einer Verbindung wird mit IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und Zeitpunkt des jeweils beteiligten Geräts protokolliert: Erzeugen des QR-Codes, Scannen, Bestätigen oder Ablehnen am PC, Abbruch, falsche Code-Eingabe, Sperre und erfolgreiche Verbindung. Scannt ein weiteres Gerät einen bereits verwendeten QR-Code, werden auch dessen IP-Adresse und Browserkennung gespeichert, und die Verbindung wird gesperrt. Das Protokoll dient dazu, Missbrauch (etwa einen abfotografierten QR-Code) zu erkennen, die Zahl der QR-Codes je Konto zu begrenzen und Sicherheitsvorfälle aufzuklären. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz deines Kontos und der darin gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff. Das Protokoll ist nur uns zugänglich; eine Auswertung zu anderen Zwecken findet nicht statt.

Speicherdauer und Ort. Die Daten einer QR-Anfrage löschen wir nach einem Tag, die Einträge im Sicherheitsprotokoll nach 90 Tagen. Löschst du dein Konto, werden beide sofort mit gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt bei dem unter Ziffer 4 genannten Dienstleister in der dort genannten EU-Region. Beim Verbinden werden keine E-Mails versendet und keine Daten an weitere Empfänger übermittelt.

6. Automatische Belegerkennung mit künstlicher Intelligenz

Fotografierst du unter „Quittung fotografieren“ einen Beleg oder wählst dort ein Foto aus, übermitteln wir das Foto automatisch an den KI-Dienst des Anbieters Anthropic. Der Dienst liest daraus Betrag, Datum, Geschäft bzw. Aussteller, Umsatzsteuersatz und eine Kategorie aus und gibt sie als Vorschlag zurück. Mit dem Foto übermitteln wir nur eine feste Liste von Kategorien — nicht deinen Namen, deine E-Mail-Adresse oder die Kennung deines Kontos. Der Vorschlag erscheint in deinem Formular mit dem Hinweis, ihn zu prüfen; gespeichert wird erst, was du prüfst und mit „Beleg speichern“ bestätigst. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Funktion ist freiwillig. Unter „Belege“ → „Neuer Beleg“ kannst du Belege ohne automatische Erkennung von Hand erfassen; dabei wird nichts an Anthropic übermittelt. Enthält ein Beleg besonders schutzwürdige Angaben, etwa zur Gesundheit, empfehlen wir die Erfassung von Hand.

Zweck ist, dir das Abtippen von Belegen zu ersparen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit ein Beleg personenbezogene Daten deiner Geschäftspartner enthält, verarbeiten wir sie als dein Auftragsverarbeiter (Ziffer 12); Anthropic ist dann unser Unterauftragsverarbeiter.

Empfänger und Drittland. Anthropic verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und darf sie nicht zum Training von KI-Modellen verwenden. Die Verarbeitung erfolgt auch in den USA, also außerhalb der EU. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nur für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Eine solche Zertifizierung von Anthropic haben wir nicht festgestellt; wir stützen die Übermittlung daher auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage über die oben genannten Kontaktdaten.

Speicherdauer. Anthropic löscht Eingaben und Ergebnisse automatisch innerhalb von 30 Tagen. Wird eine Anfrage von den automatischen Sicherheitssystemen des Anbieters als Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinien markiert, kann sie dort bis zu zwei Jahre gespeichert werden. Wir selbst speichern das Ergebnis der Erkennung nicht gesondert; gespeichert werden nur die Angaben und das Foto, die du mit „Beleg speichern“ übernimmst (Ziffer 4).

6a. Bereich „Privat“ (Homebudget): Briefe per Foto, Haushaltsbuch, Energie und Steuer-Mappe

Der Bereich „Privat“ ist ein von deinen Firmendaten getrennter Bereich für deine private Post. Er ist derzeit in Erprobung und nur für einzeln freigeschaltete Konten nutzbar. Neben deiner Post kannst du dort, soweit für dein Konto freigeschaltet, ein Haushaltsbuch führen, Zähler und Heizungsanlagen verwalten (Energie) und deine Steuererklärung in der Steuer-Mappe vorbereiten. Fotografierst du dort einen Brief, einen Vertrag oder einen Bescheid, verarbeiten wir die Fotos der Seiten und die daraus ausgelesenen Angaben: Absender, Art des Schreibens, Datum, Betrag, Fälligkeit, Kunden- oder Vertragsnummer, Abrechnungszeitraum, Zählerstand, Frist, ob ein Betrag regelmäßig wiederkehrt und ob das Schreiben eher deine Firma betrifft, jeweils mit einer Angabe, wie sicher der Wert gelesen wurde. Dazu kommen der Ordner oder Kontext, den du selbst eintragen kannst, der Bearbeitungsstand und die Zeitpunkte. Die Fotos werden vor dem Hochladen in deinem Browser neu erzeugt und enthalten dadurch keine Standort- oder Kameradaten. Eine Abschrift des Brieftextes speichern wir nicht; die Fotos zeigen das Schreiben aber vollständig.

Ort und Zugriff. Wir speichern den Bereich in einer eigenen Datenbank mit eigenem Dateispeicher bei dem unter Ziffer 4 genannten Dienstleister im Rechenzentrum in Frankfurt am Main, getrennt von deinen Firmendaten. Exporte aus deinen Firmendaten, etwa für die Steuerberatung oder eine Betriebsprüfung, enthalten nichts aus dem Bereich „Privat“; einzige Ausnahme ist der Fahrten-Hinweis im Paket der Steuer-Mappe (siehe unten). Ein Paket der Steuer-Mappe aus dem Bereich „Privat“ erzeugst nur du selbst (siehe unten). Ein privat abgelegtes Schreiben kannst du später als Firmen-Ausgabe übernehmen; es wird dann im Firmenbereich gespeichert und danach im Bereich „Privat“ gelöscht. In der App hast nur du Zugriff, mit deinem Bynovo-Konto und erst nach abgeschlossener Zwei-Faktor-Anmeldung. Dafür wird dein Anmeldenachweis an die getrennte Datenbank übermittelt und dort nur geprüft. Wir sehen Inhalte des Bereichs nur ein, wenn du uns darum bittest oder es zur Behebung einer Störung unumgänglich ist.

Automatisches Auslesen. Sobald du ein Foto aufnimmst oder auswählst, übermitteln wir die Fotos des Schreibens an den KI-Dienst des Anbieters Anthropic, ebenso, wenn du ein abgelegtes Schreiben öffnest, das noch nicht ausgelesen ist. Er gibt die oben genannten Angaben als Vorschlag zurück. Zusammen mit den Fotos übermitteln wir den Firmennamen, die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus deinen Bynovo-Einstellungen, damit erkannt werden kann, ob das Schreiben eher deine Firma betrifft. Die Fotos zeigen das Schreiben vollständig, in der Regel also auch deinen Namen und deine Anschrift. Darüber hinaus übermitteln wir weder deine E-Mail-Adresse noch die Kennung deines Kontos. Gespeichert wird erst, wenn du ein Ziel wählst. „Privat ablegen“ speichert im Bereich „Privat“. „Als Firmen-Ausgabe“ übernimmt die gelesenen Angaben in das Belegformular, ohne erneutes Auslesen; gespeichert wird dann nur im Firmenbereich (Ziffern 4 und 6). Jede ausgelesene Angabe ist ein Vorschlag, den du prüfst und bestätigst oder korrigierst. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Möchtest du ein Schreiben nicht auslesen lassen, fotografiere es nicht in Bynovo.

Rechtsgrundlage. Die Nutzung des Bereichs ist freiwillig; Bynovo im Übrigen nutzt du unabhängig davon. Briefe, Buchungen und Belegfotos enthalten oft besonders geschützte Angaben, etwa zur Gesundheit oder, über die Kirchensteuer, zur Religionszugehörigkeit. Wir verarbeiten deine Angaben im Bereich „Privat“ einschließlich des automatischen Auslesens deshalb nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du vor der ersten Nutzung erteilst. Zweck ist, dir die Ablage deiner Post, das Erkennen von Beträgen, Fristen und Verträgen, die Führung deines Haushaltsbuchs, die Verwaltung deiner Zähler, Energiekosten und Heizungsanlagen und, wenn für dein Konto freigeschaltet, die Vorbereitung deiner Steuererklärung in der Steuer-Mappe zu ermöglichen. Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa mit einer Nachricht an die in Ziffer 1 genannte Adresse. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Nach einem Widerruf löschen wir die Inhalte des Bereichs.

Angaben über andere Personen. Schreiben enthalten oft Angaben über andere Menschen, etwa Haushaltsmitglieder, Sachbearbeiter oder Ärzte. Wir verarbeiten sie nur, damit du deine eigene Post ablegen und auswerten kannst. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an der Verwaltung deiner Post (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesundheitsangaben oder andere besonders geschützte Angaben einer anderen Person (Art. 9 DSGVO) verarbeiten wir nur mit deren ausdrücklicher Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), bei Kindern mit der Einwilligung der Sorgeberechtigten. Lege solche Schreiben deshalb nur ab, wenn diese Einwilligung vorliegt. Wir werten Angaben über andere Personen nicht zu anderen Zwecken aus und geben sie nur an die hier genannten Empfänger weiter. Schreiben zu Straf- oder Bußgeldverfahren lege bitte nicht ab. Diese Ziffer dient zugleich der Information der Personen, die in deinen Schreiben genannt sind.

Haushaltsbuch. Ist für dein Konto das Haushaltsbuch freigeschaltet, speichern wir dort, was du selbst einträgst: Konten mit Name, Art (Girokonto, Tagesgeld, Kreditkarte, Bargeld), Anfangssaldo und Abrechnungstag; Buchungen mit Art, Datum, Betrag, Kategorie, Gegenüber, Konto und Notiz; Rechnungen und Zahlungspflichten mit Absender, Nummer, Kategorie, Rhythmus, Betragsverlauf und dem Vermerk, welcher Termin bezahlt ist; Verträge und Versicherungen mit Anbieter, Art, Nummer, versichertem Objekt oder versicherter Person, Laufzeit, Kündigungsfrist, Leistungen und Notiz; dazu, was du zur Kündigung selbst einträgst: die Schritte mit Datum und kurzer Notiz (etwa „abgeschickt“ oder „Bestätigung erhalten“), auf Wunsch mit Verweis auf ein hier abgelegtes Schreiben als Nachweis, einen Link zur Kündigungsseite des Anbieters mit dem Tag, an dem du ihn geprüft hast, welche Abbuchungen du als in Ordnung bestätigt hast und ob ein Strom- oder Gasvertrag in der Grundversorgung läuft; wiederkehrende Einnahmen und Budgets je Kategorie; dazu die Zeitpunkte. Auf Wunsch hängst du an eine Buchung ein Foto des Belegs. Es wird in deinem Browser neu erzeugt, enthält dadurch keine Standort- oder Kameradaten und wird nicht ausgelesen. Kontonummern, Verwendungszwecke und Kontostände deiner Bank speichern wir nicht; eine Verbindung zu deiner Bank besteht nicht. Rechnungen und Verträge können aus einem hier abgelegten Schreiben entstehen; dann verweisen sie auf das Schreiben und übernehmen nur, was du bestätigt hast. Den Link zur Kündigungsseite rufen wir nicht ab; er öffnet sich nur, wenn du ihn anklickst. Ein Kündigungsschreiben entsteht in deinem Browser; den Grund, den du dort einträgst, speichern wir nicht, und wir versenden nichts. Übersichten, Budgets und Prognosen rechnet die App in deinem Browser, nur für dich; eine Entscheidung über dich ist damit nicht verbunden. Für das Haushaltsbuch wird kein KI-Dienst eingesetzt, und es gibt keine weiteren Empfänger. Buchungen und Belege können Gesundheitsangaben erkennen lassen, etwa eine Zahlung an eine Arztpraxis oder ein Rezept; dafür gilt deine Einwilligung. Für Gegenüber und Notiz genügt eine allgemeine Angabe. Zahlungen zu Straf- oder Bußgeldverfahren erfasse bitte nur mit neutralem Gegenüber und ohne Beleg.

Kontoauszug importieren. Wählst du einen Kontoauszug als Datei (CSV oder CAMT), liest Bynovo ihn nur in deinem Browser. Die Datei und die Umsätze werden weder an uns noch an Dritte übermittelt und nicht gespeichert; beim Neuladen oder Schließen der Seite sind sie gelöscht. Gibst du die IBAN deiner Konten an, damit Umbuchungen erkannt werden, bleibt sie ebenfalls nur in diesem Browser-Tab. Möchtest du erkannte Verträge behalten, speichern wir im Haushaltsbuch nur die Verträge, die du anhakst: Empfänger, Betrag, Rhythmus, Datum der ersten Abbuchung, nächste erwartete Fälligkeit, Kategorie und das Konto, dem du den Auszug zuordnest, auf Wunsch auch ein neues Konto mit dem Namen, den du eingibst. Kontonummern, Verwendungszwecke, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Kontostände und alle übrigen Umsätze übermitteln wir nicht. Posten, die auf Gesundheit, Religion, Gewerkschaft oder Partei hindeuten, sind abgewählt und werden nur gespeichert, wenn du sie ausdrücklich anhakst; dafür gilt deine Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Zahlungen zu Bußgeld- oder Strafverfahren speichern wir nicht. Eine Verbindung zu deiner Bank besteht nicht; die Datei lädst du selbst bei deiner Bank herunter, und sie bleibt danach auf deinem Gerät.

Energie. Ist für dein Konto Energie freigeschaltet, speichern wir dort, was du selbst einträgst: Objekte mit Name und Art (zum Beispiel Wohnung oder Garage), aber keine Adresse; Zähler für Strom, Gas, Wasser oder Wärme mit Bezeichnung, freiwilliger Zählernummer, Einheit, Anzeigestellen, Verlauf und Beginn des Abrechnungsjahres; Zählerstände mit Datum (höchstens einer je Zähler und Tag, ohne Uhrzeit) und der Angabe, ob du sie per Foto oder von Hand erfasst hast; Zählerwechsel, Preise, Gasfaktoren und Abschläge; Heizungen und Feuerstätten mit Typ, Hersteller, Leistung und Aufstellort; Prüfberichte und Feuerstättenbescheide, wie du sie vom Papier abtippst, mit Betrieb und Kontakt des Prüfers, Messwerten, Mängeln, Fristen und Bemerkungen; Dokumente, die du in Energie hinzufügst (etwa Schreiben deines Versorgers, Verträge oder Prüfprotokolle), und ihre Zuordnung zu einem Objekt, Zähler oder einer Anlage; dazu die Zeitpunkte. Fotos von Zählern und Anlagen und Dateien, die du an einen Prüfbericht hängst, dienen nur dir; sie bleiben in deinem Browserfenster, wir speichern sie nicht. Dokumente, die du in Energie hinzufügst, legen wir als Schreiben in diesem Bereich ab; für sie gilt alles, was oben zu Briefen steht, auch zum automatischen Auslesen. PDF-Dateien nehmen wir dort derzeit nicht an. Verbrauch, Hochrechnung und Abschlag rechnet die App in deinem Browser. Für Zähler, Stände, Preise und Anlagen wird kein KI-Dienst eingesetzt. Wir rufen keine Daten bei deinem Versorger oder Messstellenbetreiber ab, und es gibt keine weiteren Empfänger. Zählerstände lassen Rückschlüsse auf den Alltag in deiner Wohnung zu, etwa darauf, wann niemand zu Hause war. Wir werten sie nicht aus und vergleichen sie nicht mit anderen Haushalten.

Personen, die in deinem Haushaltsbuch, in übernommenen Verträgen oder in Energie genannt sind, etwa Mitinhaber eines Kontos, versicherte Personen, private Vermieter oder Prüfer, behandeln wir wie im Absatz „Angaben über andere Personen“ beschrieben. Auch ihnen gegenüber dient diese Ziffer der Information.

Steuer-Mappe. Ist für dein Konto auch die Steuer-Mappe freigeschaltet, kannst du im Bereich „Privat“ deine Einkommensteuererklärung vorbereiten. Wir speichern dort, was du selbst einträgst: je Steuerjahr den Bearbeitungsstand, wer die Erklärung einreicht, das Abgabedatum und eine Liste deiner Unterlagen; zu Bescheiden Steuerart, Datum, Eingangsweg, festgesetzte Steuer, Nachzahlung oder Erstattung, den von dir erwarteten Betrag und Vermerke; zu deiner Wohnung eine Bezeichnung, Miete oder Eigentum sowie Wohn- und Bürofläche, aber keine Adresse; Haus-Kosten und Werbungskosten mit Kategorie und Betrag; Homeoffice-Tage, die Monate mit dem Mittelpunkt deiner Tätigkeit zu Hause und den Weg beim Arbeitszimmer, den du vormerkst, mit Zeitpunkt; deine Fahrten als Arbeitnehmer mit Datum, Start, Ziel, Zweck und Kilometern; Fragen an deine Steuerberatung mit Antwort und deren Herkunft; dazu Notizen und Zeitpunkte. Ein Eintrag kann auf ein Schreiben verweisen, das du hier abgelegt hast; das Schreiben wird dabei nicht kopiert. Werte aus einem fotografierten Bescheid übernimmt die Steuer-Mappe erst, wenn du sie bestätigt hast. Sie ruft selbst keinen KI-Dienst auf und hat keine weiteren Empfänger. Fristen und Pauschalen rechnet die App in deinem Browser. Gesundheits-, Religions- und Spendenangaben fragt die Steuer-Mappe bewusst nicht ab. Trage solche Angaben, Angaben zu einer Gewerkschaft oder Partei und Angaben zu Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren bitte auch nicht in Freitextfelder ein.

Steuer-Mappe: andere Personen, Abgleich und Paket. Bei einer Zusammenveranlagung betreffen die Beträge aus Bescheiden und die Kosten der gemeinsamen Wohnung auch deinen Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartner. Diese Angaben verarbeiten wir wie im Absatz „Angaben über andere Personen“ beschrieben. Die Steuer-Mappe ist für eine Person gebaut; Fahrten, Homeoffice-Tage oder Werbungskosten deines Ehegatten gehören nicht hinein. Einen gemeinsamen Bescheid mit Angaben zur Religionszugehörigkeit deines Ehegatten lege bitte nur mit dessen ausdrücklicher Einwilligung ab. Damit dieselbe Fahrt nicht zweimal angesetzt wird, vergleicht die App deine Arbeitnehmer-Fahrten mit den Gewerbe-Fahrten aus dem Firmenbereich (Ziffer 6b). Das geschieht nur in deinem Browser; gespeichert wird dabei nichts. Steht am selben Tag auch im anderen Bereich eine Fahrt, nennt das Paket nur dieses Datum und, ob das Ziel übereinstimmt; Start, Ziel, Zweck und Kilometer aus dem anderen Bereich enthält es nicht. Auf Wunsch erzeugt die App in deinem Browser ein Paket für deine Steuerberatung (PDF und CSV), auf Wunsch mit den Fotos der verwiesenen Schreiben. Wir übermitteln das Paket nicht; du lädst es herunter und gibst es selbst weiter. Deine Steuerberatung verarbeitet es dann als eigener Verantwortlicher (§ 11 Abs. 2 Steuerberatungsgesetz). Die Einträge der Steuer-Mappe bleiben gespeichert, bis du sie löschst. Du kannst jeden Eintrag einzeln löschen; „Alle privaten Daten löschen“ und die Löschung deines Bynovo-Kontos erfassen auch die Steuer-Mappe. Endet nur die Freischaltung der Steuer-Mappe, kannst du deine Einträge weiter ansehen und löschen.

Fristen und Kalenderdatei. Aus deinen Angaben zu Verträgen, Rechnungen, bestätigten Schreiben, Steuerbescheiden, Zählern und Anlagen zeigt die App Fristen und Zahlungstermine in einem Kalender. Sie rechnet sie in deinem Browser; gespeichert wird dafür nichts zusätzlich. Auf Wunsch erzeugt die App in deinem Browser eine Kalenderdatei (.ics) mit den angezeigten Terminen, etwa dem letzten Tag für eine Kündigung mit dem Namen des Anbieters oder einem fälligen Betrag. Wir übermitteln die Datei nicht. Importierst du sie in einen Kalenderdienst, etwa von Google, Microsoft oder Apple, liegen die Termine danach auch bei diesem Anbieter, unter Umständen außerhalb der EU; dafür gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Exporte und Dateien. Exporte entstehen in deinem Browser: aus dem Haushaltsbuch alle deine Einträge als JSON-Datei und deine Buchungen als CSV-Datei, aus Energie Sicherungen als CSV-Datei und Prüfberichte als CSV- oder PDF-Datei, aus der Steuer-Mappe das Paket für deine Steuerberatung. Wir übermitteln diese Dateien nicht; nach dem Herunterladen liegen sie bei dir. Liest du eine Sicherung in Energie wieder ein, speichern wir ihre Einträge wie von Hand eingegebene.

Empfänger und Drittland. Empfänger sind der unter Ziffer 4 genannte Dienstleister (Speicherung) und beim automatischen Auslesen Anthropic. Vertragspartner und unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ist die Anthropic Ireland, Limited (Irland); sie darf die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwenden. Das Auslesen erfolgt in den USA, also außerhalb der EU. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nur für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Eine solche Zertifizierung von Anthropic haben wir nicht festgestellt; wir stützen die Übermittlung daher auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage.

Speicherdauer und Löschen. Fotos und Angaben bleiben gespeichert, bis du sie löschst. Du kannst jedes Schreiben und jeden Eintrag einzeln löschen oder mit „Alle privaten Daten löschen“ den ganzen Bereich leeren; deine Firmendaten bleiben davon unberührt. Löschst du dein Bynovo-Konto, leeren wir vorher den Bereich „Privat“. Gelöschte Fotos sind nicht Teil der Datenbanksicherungen; die übrigen Angaben verschwinden spätestens nach sieben Tagen auch aus den Sicherungen des Dienstleisters. Löschst du eine Buchung, löschen wir auch ihr Belegfoto. Löschst du einen Zähler, löschen wir seine Stände, Wechsel, Preise und Abschläge. Löschst du ein Dokument, einen Zähler, eine Anlage oder ein Objekt, löschen wir die Zuordnung mit; das Dokument selbst bleibt, bis du es löschst. Ein Schritt im Kündigungsverlauf bleibt, bis du ihn entfernst. Endet nur die Freischaltung des Haushaltsbuchs oder von Energie, kannst du deine Einträge weiter ansehen und löschen. Anthropic löscht übermittelte Fotos und Ergebnisse innerhalb von 30 Tagen. Markieren die automatischen Sicherheitssysteme des Anbieters eine Anfrage als möglichen Verstoß gegen seine Nutzungsrichtlinien, kann sie dort bis zu zwei Jahre gespeichert werden.

6b. Steuer-Mappe im Firmenbereich

Die Steuer-Mappe ist derzeit in Erprobung und nur für einzeln freigeschaltete Konten nutzbar. Im Firmenbereich speichern wir in der Datenbank deines Bynovo-Kontos bei dem unter Ziffer 4 genannten Dienstleister, getrennt vom Bereich „Privat“, was du für dein Gewerbe einträgst: je Steuerjahr den Bearbeitungsstand, wer die Erklärungen einreicht, das Abgabedatum und eine Liste der Unterlagen; Bescheide, die du von Hand erfasst, mit Steuerart, Datum, Eingangsweg, Beträgen, dem von dir erwarteten Betrag und Vermerken; die Fahrtenliste deines Gewerbes mit Datum, Art, Start, Ziel, Zweck und Kilometern; Fragen an deine Steuerberatung mit Antwort und deren Herkunft; dazu Notizen und Zeitpunkte. Fristen rechnet die App in deinem Browser. Ein KI-Dienst wird dafür nicht eingesetzt, und es gibt keine weiteren Empfänger. Zweck ist, dir die Vorbereitung der Steuererklärungen deines Gewerbes zu erleichtern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Einträge Angaben über andere Personen enthalten, etwa einen Kunden als Fahrtziel, verarbeiten wir sie als dein Auftragsverarbeiter (Ziffer 12). Als Fahrtziel genügen der Ort oder ein Firmenname, bei Privatkunden der Ort oder eine Rechnungsnummer. Trage bitte keine Angaben zu Gesundheit, Religion, Gewerkschaft oder Partei und keine Angaben zu Straf- oder Bußgeldverfahren ein, auch nicht in Notizen oder Fragen.

Ist für dich auch der Bereich „Privat“ eingerichtet, vergleicht die App die Fahrten dieses Bereichs in deinem Browser mit deinen Arbeitnehmer-Fahrten (Ziffer 6a); gespeichert wird dabei nichts Gemeinsames. Steht am selben Tag auch dort eine Fahrt, nennt das Paket dieses Bereichs nur das Datum und, ob das Ziel übereinstimmt. Das Paket für deine Steuerberatung (PDF und CSV) entsteht in deinem Browser; wir übermitteln es nicht. Die Einträge bleiben gespeichert, bis du sie löschst, und werden mit deinem Konto gelöscht. Endet die Freischaltung, kannst du deine Einträge weiter ansehen und löschen.

6c. Ablage-Assistent

Der Ablage-Assistent ist derzeit in Erprobung und nur für einzeln freigeschaltete Konten nutzbar. Ein Plan-Paket aus der App Bynovo Archiv öffnet Bynovo nur in deinem Browser. Es enthält je Dokument Position, Blatt- und Seitenzahl im Stapel, Absender in Kurzform, Art und Rubrik, die Datumsangaben (Briefdatum und, wenn erkannt, Steuerjahr, Zahlungs- und Bezugsdatum), Stichwörter aus einer festen Liste (etwa „Spende“ oder „Gericht“), bei Rechnungen den Betrag und ob bar bezahlt wurde, im Bereich „Akten und Post“ den Ordnernamen und für einzelne Dokumente ein kleines Vorschaubild. Ordnerplan, Ablegeliste und Druckvorlagen entstehen auf deinem Gerät; Bynovo setzt dafür keinen KI-Dienst ein. Wir erhalten weder das Paket noch seinen Code noch deinen Lauf und können ihn deshalb auch nicht wiederherstellen. Beim Aufruf der Seite entstehen nur die technisch notwendigen Nutzungsdaten (Ziffer 2).

7. Cookies und lokale Speicherung

Bynovo Office verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicherung im Browser (z. B. zur Aufrechterhaltung der Anmeldung sowie für den Demo-Modus). Es findet kein Tracking und keine Analyse zu Werbezwecken statt; ein Einwilligungsbanner nach § 25 Abs. 2 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

Stellst du in den Einstellungen eine Dauer bis zur automatischen Abmeldung ein, wird sie auf dem Gerät gespeichert. Nutzt du Bynovo als installierte Web-App oder hast du ein Gerät per QR-Code verbunden, speichert Bynovo dort zusätzlich den Zeitpunkt der letzten Aktivität zusammen mit einer Sitzungskennung und gegebenenfalls eine Markierung als verbundenes Gerät; beides wird beim Abmelden entfernt. Während des Verbindens hält die Seite außerdem einen Zwischenstand im Speicher des Browser-Tabs, der beim Schließen des Tabs gelöscht und nach fünf Minuten nicht mehr verwendet wird. Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit wir die von dir gewünschte Verbindung herstellen und dich nach Inaktivität automatisch abmelden können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Im Bereich „Privat“ speichert Bynovo auf deinen Wunsch außerdem die Anordnung der Kacheln im Haushaltsbuch und die in Energie gewählte Darstellung (hell, dunkel oder wie das System) in diesem Browser, ohne Beträge oder Namen. Sind für dein Konto mehrere Bynovo-Produkte freigeschaltet, merkt sich der Browser, welches du zuletzt genutzt hast. Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit wir die von dir gewünschte Darstellung anzeigen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Einen importierten Kontoauszug und dabei eingegebene IBANs legen wir nicht im Speicher des Browsers ab; sie bleiben nur im Arbeitsspeicher dieses Tabs.

Wählst du im Ablage-Assistenten „Auf diesem Gerät speichern“, legt Bynovo deinen Lauf in diesem Browser ab, bis du „Lauf löschen“ wählst; die Vorschaubilder löscht es schon beim Abschluss. Tippst du bei der Karte „Hast du noch einen Stapel Papier liegen?“ auf „Später“ oder „Los geht's“, merkt sich dieser Browser das mit dem Datum, damit die Karte höchstens noch einmal erscheint. Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit du später weitermachen kannst und die Karte nicht ständig wiederkommt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Für Rechnungen und buchhaltungsrelevante Unterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB). Für den Bereich „Privat“ gilt Ziffer 6a; die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen betreffen ihn nicht. Einträge der Steuer-Mappe bleiben gespeichert, bis du sie löschst (Ziffer 6b).

9. Empfänger

Empfänger sind der unter Ziffer 4 genannte Hosting-Dienstleister sowie ggf. von dir beauftragte Stellen (z. B. Steuerberatung). Nutzt du die automatische Belegerkennung, ist Anthropic Empfänger des Belegfotos (Ziffer 6). Eine Weitergabe zu anderen Zwecken erfolgt nicht. Die Empfänger im Bereich „Privat“ nennt Ziffer 6a.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wende dich dafür an die oben genannten Kontaktdaten. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

11. Beschwerderecht

Dir steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (LDA Brandenburg), Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

12. Auftragsverarbeitung für deine Kundendaten

Soweit du in dieser Anwendung personenbezogene Daten deiner eigenen Kunden bzw. Kontakte verarbeitest (z. B. in Rechnungen, Angeboten, Belegen und in der Fahrtenliste der Steuer-Mappe), bist du dafür Verantwortlicher; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage bereit. Für die automatische Belegerkennung setzen wir Anthropic als Unterauftragsverarbeiter ein (Ziffer 6). Für den Bereich „Privat“ handeln wir nicht als Auftragsverarbeiter, sondern als Verantwortlicher (Ziffer 6a).

13. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Anwendung nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile des Browsers).

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: Oktober 2026