E-Rechnung-Pflicht für Selbstständige: ab wann was gilt

Stand: 8. November 2026 · Rechtsstand: Gesetzestexte und Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, abgerufen am 30. Oktober 2026 · Mit Hilfe von KI erstellt, Verantwortlicher am Seitenende

Die E-Rechnung-Pflicht gilt auch für Selbstständige, Freelancer und kleine Betriebe, sobald sie an andere Unternehmen in Deutschland abrechnen. Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen entgegennehmen können. Selbst ausstellen musst du sie, wenn die Übergangsfristen auslaufen, je nach Umsatz Ende 2026 oder Ende 2027. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung: Dieser Text erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für deinen Fall wende dich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Fragen 8 und 12).
• Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland sieht das Gesetz die E-Rechnung vor (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
• Für Leistungen aus 2025 und 2026 darfst du bis zum 31. Dezember 2026 noch Papier nutzen oder, wenn dein Kunde zustimmt, zum Beispiel ein PDF (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Für Leistungen aus 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 weiter, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
• Keine E-Rechnung brauchst du unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, als Kleinunternehmer und bei Kleinbeträgen bis 250 Euro (BMF-FAQ, Frage 4).

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (vereinfacht nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen dir und deinem Kunden vereinbart sein; dann müssen sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig daraus herauslesen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Die europäische Norm heißt EN 16931. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums erfüllen die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7).

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn du es per E-Mail schickst. Es gilt als „sonstige Rechnung“, genau wie eine Rechnung auf Papier (BMF-FAQ, Frage 2).

Zeitplan: ab wann was gilt

Entscheidend ist, wann du die Leistung erbracht hast (BMF-FAQ, Frage 2). Bei den Übergangsregeln kommt es außerdem darauf an, bis wann die Rechnung übermittelt ist.

Wer Rechnungen über ein EDI-Verfahren austauscht, darf das mit Zustimmung des Empfängers für Leistungen aus 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 tun (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Für Leistungen aus 2026 gilt: Willst du noch auf Papier oder als PDF abrechnen, muss die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Wen die Pflicht betrifft – und wen nicht

Die Pflicht gilt für Rechnungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Unternehmer sind dabei auch Freiberufler und Kleinunternehmer (BMF-FAQ, Frage 3).

Keine E-Rechnung ausstellen musst du nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums (BMF-FAQ, Frage 4):

• bei Rechnungen an Privatkunden,
• bei vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV),
• bei Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• als Kleinunternehmer (§ 34a UStDV),
• bei Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.

In diesen Fällen darfst du eine sonstige Rechnung schreiben, also auf Papier oder, wenn dein Kunde zustimmt, als PDF. Wechselst du als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gelten für dich ab dann dieselben Regeln zur E-Rechnung wie für andere Unternehmen (BMF-FAQ, Frage 4). Was auf die Rechnung eines Kleinunternehmers gehört, steht in der Checkliste zu den Pflichtangaben.

Was du jetzt tun kannst

• Lege fest, an welches E-Mail-Postfach dir Kunden und Lieferanten E-Rechnungen schicken. Ein Postfach reicht für den Empfang aus (BMF-FAQ, Frage 8).
• Halte ein Programm bereit, das XRechnung-Dateien lesbar anzeigt. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen E-Rechnungsviewer unter www.e-rechnung.elster.de an (BMF-FAQ, Frage 12a).
• Prüfe, ob dein Rechnungsprogramm E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
• Kläre mit deinen Kunden, ob sie für die Übergangszeit einer Rechnung als PDF zustimmen (BMF-FAQ, Frage 11).
• Bewahre E-Rechnungen acht Jahre auf, und zwar so, dass der strukturierte Teil unverändert erhalten bleibt (§ 14b Abs. 1 UStG, BMF-FAQ, Frage 13).

Verantwortlich für den Inhalt: Enrico Kaldasch für Bynovo (Anschrift im Impressum). Dieser Text wurde mit Hilfe von KI erstellt.