Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste mit Beispiel

Stand: 8. November 2026 · Rechtsstand: Gesetzestexte und Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, abgerufen am 30. Oktober 2026 · Mit Hilfe von KI erstellt, Verantwortlicher am Seitenende

Was muss auf eine Rechnung drauf? Die Pflichtangaben auf der Rechnung stehen in § 14 Abs. 4 UStG: zehn Punkte, von deinem Namen bis zum Steuerbetrag. Hier findest du die Checkliste in einfachen Worten, ein ausgefülltes Beispiel mit 19 % Umsatzsteuer und einen eigenen Abschnitt für Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung: Dieser Text erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für deinen Fall wende dich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Checkliste: die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Rechnung mit Umsatzsteuer muss diese Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG):

1. Name und Anschrift: dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift sowie die deines Kunden (Nr. 1).
2. Steuernummer oder USt-IdNr.: die Steuernummer, die dir das Finanzamt erteilt hat, oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern (Nr. 2).
3. Ausstellungsdatum: das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst (Nr. 3).
4. Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die du nur einmal vergibst (Nr. 4).
5. Menge und Art: was du geliefert hast (Menge und handelsübliche Bezeichnung) oder welche Leistung du erbracht hast (Umfang und Art) (Nr. 5).
6. Leistungsdatum: wann du geliefert oder die Leistung erbracht hast. Für Rechnungen über Anzahlungen gilt eine eigene Regel (Nr. 6 und § 14 Abs. 5 UStG).
7. Entgelt: der Betrag ohne Umsatzsteuer, aufgeteilt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, die nicht schon im Betrag steckt (Nr. 7).
8. Steuersatz und Steuerbetrag: zum Beispiel 19 % und der Betrag in Euro. Ist die Leistung steuerfrei, steht stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung (Nr. 8).
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht deines Kunden: nur bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden (Nr. 9 in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
10. Das Wort „Gutschrift“: nur wenn nicht du, sondern dein Kunde die Rechnung über deine Leistung ausstellt (Nr. 10).

Zahlungsziel und Bankverbindung stehen nicht in dieser Liste. Sie sind freiwillig, helfen deinem Kunden aber beim Bezahlen. In besonderen Fällen verlangt das Gesetz zusätzliche Angaben (§ 14a UStG). Ein häufiger Fall bei Selbstständigen: Du erbringst eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, und dein Kunde schuldet dort die Steuer. Dann gehören unter anderem der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von dir und deinem Kunden auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 UStG).

Beispiel: ausgefüllte Rechnung mit 19 % Umsatzsteuer

So sieht eine Rechnung mit allen Pflichtangaben aus. Alle Namen und Nummern sind erfunden.

19 % ist der allgemeine Steuersatz (§ 12 Abs. 1 UStG). Für bestimmte Umsätze gilt der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 UStG).

Rechnungen bis 250 Euro: weniger Pflichtangaben

Bei einer Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, reichen diese Angaben (§ 33 UStDV):

• dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Rechnungen über Kleinbeträge dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, wenn dein Kunde zustimmt, zum Beispiel als PDF (§ 33 Satz 4 UStDV, § 14 Abs. 1 UStG).

Rechnung als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Deine Umsätze sind nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. So steht es in der geltenden Fassung des Gesetzes, abgerufen am 30. Oktober 2026.

Für das Jahr, in dem du dein Unternehmen gründest, und für den Fall, dass du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest, gelten Besonderheiten, die die Finanzverwaltung eigens auslegt. Trifft einer dieser Fälle auf dich zu, lass ihn von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen, bevor du ohne Umsatzsteuer abrechnest.

Der Gesamtumsatz wird nach den vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem Geld, das tatsächlich bei dir eingegangen ist. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Umsätze mit Wirtschaftsgütern deines Anlagevermögens, zum Beispiel der Verkauf deines Firmenwagens, zählen nicht mit (§ 19 Abs. 2 UStG).

Du kannst gegenüber dem Finanzamt auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und Umsatzsteuer ausweisen. Dieser Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Diese Angaben braucht die Rechnung eines Kleinunternehmers

Für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, nennt § 34a UStDV diese Mindestangaben:

1. dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift sowie die deines Kunden,
2. deine Steuernummer, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
5. das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG),
6. bei einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“.

Einen festen Wortlaut für den Hinweis schreibt die Verordnung nicht vor. Ein möglicher Satz: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“

Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen nicht in dieser Mindestliste. Im Muster unten stehen sie trotzdem, weil sie dir und deinem Kunden helfen, die Rechnung zuzuordnen.

Bei einer Rechnung bis 250 Euro reicht auch dir die kürzere Liste für Kleinbeträge (§ 34a Satz 2 UStDV, § 33 UStDV): Name und Anschrift deines Kunden und deine Steuernummer dürfen dann fehlen. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gehört aber auch auf diese Rechnung (§ 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV).

Rechnung Kleinunternehmer Muster: ein ausgefülltes Beispiel

Auf dieser Rechnung stehen kein Nettobetrag, kein Steuersatz und kein Umsatzsteuerbetrag, sondern der Gesamtbetrag in einer Summe mit dem Hinweis auf § 19 UStG.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnung ausstellen. Deine Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, wenn dein Kunde zustimmt, zum Beispiel als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV, § 14 Abs. 1 Satz 4 und 5 UStG). E-Rechnungen von anderen musst du seit dem 1. Januar 2025 trotzdem entgegennehmen können (BMF-FAQ, Frage 12). Mehr dazu: E-Rechnung-Pflicht für Selbstständige.

Wie lange du Rechnungen aufbewahren musst

Ein Doppel jeder Rechnung, die du schreibst, und jede Rechnung, die du bekommst, bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung bleiben davon unberührt (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).

Verantwortlich für den Inhalt: Enrico Kaldasch für Bynovo (Anschrift im Impressum). Dieser Text wurde mit Hilfe von KI erstellt.